Tietosuojakäytäntö

1. Tietosuojaselosteen tarkoitus

Tämän tietosuoja- ja rekisteriselosteen tarkoitus on toteuttaa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR, 2016/679) mukainen informointivelvollisuus sekä antaa rekisteröidylle tiedot hänen tietojensa käsittelystä tiiviissä ja läpinäkyvässä muodossa.

2. Rekisterinpitäjä

Yritys

Ultimate Labs Oy

Osoite

Vetokuja 4, 01610 Vantaa

Y-tunnus

3602546-1

Sähköposti

info@ultimatelabs.fi

Verkkokauppa

ultimatelabs.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin. Kullekin käyttötarkoitukselle on määritelty GDPR:n mukainen oikeusperuste (art. 6).


Käyttötarkoitus

Oikeusperuste (GDPR art. 6)

Tilausten käsittely, toimitusten hoitaminen ja asiakaspalvelu

Sopimuksen täyttäminen (art. 6(1)(b))

Tilaustuotteiden (subscription) toistuvat tilaukset ja laskutus

Sopimuksen täyttäminen (art. 6(1)(b))

Tilaus-, lasku- ja maksutietojen säilyttäminen kirjanpitoa varten

Lakisääteinen velvoite – kirjanpitolainsäädäntö (art. 6(1)(c))

Sähköpostimarkkinointi ja uutiskirjeet

Suostumus (art. 6(1)(a))

Verkkokaupan käytön analysointi ja kehittäminen

Oikeutettu etu (art. 6(1)(f))

Tuotearvostelut

Suostumus (art. 6(1)(a))

Maksamattomien saatavien perintä

Oikeutettu etu (art. 6(1)(f))


Sähköpostimarkkinointiin pyydämme erillisen, vapaaehtoisen suostumuksesi tilauksen yhteydessä. Tilaaminen verkkokaupastamme ei automaattisesti lisää sinua uutiskirjelistalle ilman suostumustasi. Suostumuksesi voit peruuttaa milloin tahansa uutiskirjeen alaosassa olevasta linkistä.

4. Rekisterin tietosisältö

Asiakastiedot

  • Etu- ja sukunimi

  • Osoite- ja toimitusosoitetiedot

  • Puhelinnumero

  • Sähköpostiosoite

  • Asiakasnumero ja mahdollinen käyttäjätunnus

  • Tilaus-, toimitus- ja palautushistoria

  • Tilaustuotteen tiedot: tilaustapa, tilauksen status, toimitusväli

  • Laskutus- ja maksutiedot (maksuvälineen tyyppi; emme säilytä korttinumeroita – nämä käsittelee Shopify Payments)

  • Markkinointisuostumukset ja -kiellot

Tuotearvostelut

  • Etu- ja sukunimi (julkaistaan etunimi ja sukunimen ensimmäinen kirjain)

  • Sähköpostiosoite (ei julkaista)

Julkaisemalla tuotearvostelun hyväksyt etunimesi sekä sukunimesi ensimmäisen kirjaimen julkaisun arvostelun yhteydessä. Arvosteluja voidaan käyttää osana markkinointia.

5. Henkilötietojen säilytysajat

Tietotyyppi

Säilytysaika

Asiakastili ja asiakassuhteen tiedot

Asiakassuhteen keston ajan + 12 kk viimeisestä ostosta tai tilin poistopyynnöstä

Tilaus-, lasku- ja maksutiedot

Kirjanpitolainsäädännön edellyttämä aika (vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisestä)

Sähköpostimarkkinointisuostumus ja viestintähistoria

Suostumuksen voimassaolon ajan; poistetaan suostumuksen peruuttamisen jälkeen

Tuotearvostelut

Toistaiseksi tai asiakkaan poistopyynnöstä

Analytiikkadata (Google Analytics)

26 kuukautta tai palvelun asetuksen mukaisesti

6. Säännönmukaiset tietolähteet

  • Asiakkaalta itseltään tilausten, rekisteröitymisen ja palautusten yhteydessä

  • Lomakkeiden ja viestintäkanavien kautta (esim. asiakaspalvelupyynnöt)

  • Automaattisesti evästeiden ja analytiikkatyökalujen kautta verkkokauppavierailujen yhteydessä

7. Tietojen luovuttaminen

  • Toimitusten hoitaminen: nimen ja toimitusosoitteen luovutus logistiikkakumppanille Nexus Logistics Oy:lle.

  • Maksunvälitys: maksuihin liittyvien tietojen käsittely Shopify Payments -palvelussa

  • Sähköpostimarkkinointi: tilaajan tietojen käsittely Klaviyo-palvelussa suostumuksen perusteella

  • Maksamattomien saatavien perintä: tarvittaessa perintätoimistolle

  • Viranomaisvelvoitteet: lain niin edellyttäessä; informoimme asiakkaita tietopyynnöistä, mikäli se on lain puitteissa sallittua


Emme myy tai vuokraa henkilötietoja kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin.

8. Tietojenkäsittelijät ja alihankkijat

Palveluntarjoaja

Käyttötarkoitus

Sijainti

Shopify Inc.

Verkkokauppa-alusta, tilaus- ja asiakashallinta

Kanada / EU

Shopify Payments

Maksujenkäsittely

EU / USA*

Klaviyo Inc.

Sähköpostimarkkinointi

USA*

Google LLC

Verkkoanalytiikka (Google Analytics)

USA*

Meta Platforms Inc.

Markkinointi ja kohdentaminen (Meta Pixel)

USA*

Nexus Logistics Oy

Tilausten toimitus

Suomi


*) Katso tiedonsiirrot EU:n ulkopuolelle alla.

9. Tiedonsiirrot EU:n ulkopuolelle

  • EU–USA Data Privacy Framework: Osa yhdysvaltalaisista kumppaneistamme on sertifioitunut EU–USA Data Privacy Framework -ohjelman mukaisesti (Euroopan komission täytäntöönpanopäätös, heinäkuu 2023).

  • Vakiosopimuslausekkeet (SCCs): Siltä osin kuin Data Privacy Framework ei sovellu, tiedonsiirrot perustuvat Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin.

  • Kanada: Shopifyn kotimaa Kanada on Euroopan komission hyväksymä maa tiedonsiirtoja varten (adequacy decision).

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

  • Tiedot säilytetään sähköisessä muodossa asianmukaisesti suojatuissa järjestelmissä

  • Yhteydet verkkokauppaan on suojattu SSL/TLS-salauksella

  • Rekisteriä käyttävät vain henkilöt, joiden tehtäviin sen käyttö kuuluu ja joita sitoo vaitiolovelvollisuus

  • Satunnaiset paperitulosteet tuhotaan asianmukaisesti

11. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus

Kuvaus

Tarkastusoikeus (art. 15)

Oikeus saada tietää, mitä tietoja sinusta on tallennettu.

Oikaisupyyntö (art. 16)

Oikeus vaatia virheellisten tietojen korjaamista.

Oikeus tulla unohdetuksi (art. 17)

Oikeus vaatia tietojesi poistamista. Huom: kirjanpitolainsäädäntö voi velvoittaa säilyttämään osan tiedoista.

Käsittelyn rajoittaminen (art. 18)

Oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa.

Tietojen siirrettävyys (art. 20)

Oikeus saada tietosi koneluettavassa muodossa siirtoa varten.

Vastustamisoikeus (art. 21)

Oikeus vastustaa tietojesi käyttöä suoramarkkinointiin.

Suostumuksen peruuttaminen (art. 7(3))

Suostumukseen perustuvan käsittelyn (esim. uutiskirje) voi lopettaa milloin tahansa.


Pyynnöt:

Lähetä pyyntö sähköpostilla osoitteeseen info@ultimatelabs.fi. Vastaamme kuukauden kuluessa.


Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Puhelin

029 566 6700

Sähköposti

tietosuoja@om.fi

Verkkosivu

www.tietosuoja.fi

12. Ikärajoitus

Verkkokauppamme ja tuotteemme on tarkoitettu vain täysi-ikäisille (18 vuotta täyttäneille). Emme tietoisesti kerää alaikäisten henkilötietoja. Jos saat tietoomme, että alaikäinen on antanut meille tietojaan ilman huoltajan suostumusta, poistamme tiedot viipymättä.

13. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Päivitämme tätä selostetta tarvittaessa. Ilmoitamme merkittävistä muutoksista verkkosivustollamme tai sähköpostitse. Ajantasainen versio on aina saatavilla osoitteessa ultimatelabs.fi.